Введение
Рыночная экономика, ярко выраженная тенденция ее глобализации предъявляют жесткие требования к эффективности управления предприятием, что отражается на конкурентоспособности продукции предприятия. Для сохра-нения положения на рынке предприятию необходимо владеть полной, досто-верной, качественной и своевременной информацией о состоянии внутренней и внешней среды предприятия для принятия решения. Только при наличии ин-формации, обладающей перечисленными выше свойствами, можно принимать решения по управлению производственно-хозяйственной деятельностью пред-приятия, устанавливать договорные отношения с партнерами и определять свое место на внутреннем и внешнем рынках. Вместе с тем руководители зачастую принимают решение, основываясь на неформальном обмене информацией, за-трачивая на это от 50 до 90% рабочего времени.[1]
Общество в XXI в. благодаря развитию инфокоммуникационных техно-логий (слияние возможностей компьютеров и каналов связи всех видов) всту-пило в стадию неограниченных возможностей использования информации для принятия решения.............
1 Общие сведения об офисных ИТ и документообороте
1.1 Задачи современных информационных технологий
Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных приложениях имеют много общего. Термином «офисный» обозна-чают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе [6]:
• обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модифика-ция, писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;
• финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;
• электронная почта — рассылка текстовой и графической информации уда-ленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
• управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);
..................
Заключение
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Система управления электронными документами — это набор устройств и программного обеспечения, позволяющий эффективно организовать проце-дуры работы с документами: создание, накопление, хранение, поиск, обработку и пересылку электронных документов. [12]
Электронные документы обладают рядом преимуществ. Наиболее значимыми из них являются: более низкая стоимость подготовки документов, сокращение времени доставки, более низкая стоимость архивного хранения ЭД, возможность контекстного поиска и защиты документа.
............