Введение:
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу . По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответ-ствии с номенклатурой дел.
Дела формируются в организациях централизованно или децентра-лизованно.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.
Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• помещать приложения вместе с основными документами;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• дело не должно превышать 250 листов.
При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):
• номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
• предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;
• авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;
• корреспондентский;
• по грифу ограничения доступа к документу.
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.
Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве.
В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:
• изучить методологические аспекты формирования дел;
• проанализировать порядок формирования дел на действующем предприятии.
Предмет исследования: порядок формирования дел на предприятии.
Объект исследования: Сургутское предприятие энергетического комплекса «Сургутские электрические сети ОАО «Тюменьэнерго»
Глава 2:
Открытое акционерное общество энергетики и электрификации "Тюменьэнерго" учреждено в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 922 “Об особенностях преобразования государственных предприятий, объединений, организаций топливно-энергетического комплекса в акционерные общества”, от 15 августа 1992 г. № 923 “Об организации управления электроэнергетическим комплексом Российской Федерации в условиях приватизации”, от 5 ноября 1992 г. № 1334 “О реализации в электроэнергетической промышленности Указа Президента Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 922 “Об особенностях преобразования государственных предприятий, объединений, организаций топливно-энергетического комплекса в акционерные общества”.
ОАО "Тюменьэнерго" обеспечивает централизованное электроснабжение на территории более 1 млн. кв. км. В составе акционерного общества семь станций, 2 предприятия тепловых сетей, а также 12 предприятий электрических сетей, которые передают электроэнергию по линиям электропередачи всех уровней напряжений. Их суммарная протяженность составляет 58937 км. На предприятиях трудятся более 18000 человек. Основные виды деятельности: производство, передача и перераспределение тепло- и электроэнергии. Установленная электрическая мощность - 10421 МВт. Установленная тепловая мощность - 8288 Гкал/час. Приоритетными задачами "Тюменьэнерго" на 2004 год являются строительство второго блока Нижневартовской ГРЭС на 800 МВт и реконструкция парогазовой установки (ПГУ) Тюменской ТЭЦ-1 на 220 МВт.
ОАО "Тюменьэнерго" зарегистрировано Администрацией г. Сургута 26 декабря 1996 года.
Одна из крупнейших энергосистем России – Тюменская – образована по приказу №60 Минэнерго СССР от 3 мая 1979 года на базе расположенных в Тюменской области энергетических предприятий РЭУ "Свердловэнерго". С 1 января 1980 года "Тюменьэнерго" стало полностью самостоятельным.
2.1. Номенклатура дел «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел . Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.
Несмотря на то, что «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время начальником Общего отдела ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления , Основными правилами работы
Заключение:
Формирование дел — это отнесение документов к определен¬ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со¬вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел должно отвечать следующим основным тре¬бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж¬ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД.
При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.
1. В дело помещаются:
• исполненные документы;
• правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;
• один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
• документы одного года (за исключением переходящих дел).
2. Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).
3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО :
Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
• формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»);
• при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО»
• Необходимо составить номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.
• Необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.