Введение:
Актуальность темы. Успешная деятельность любого предприятия невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Необходимость регистрации документов обусловлена особенностью и спецификой работы любого предприятия. Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот.
Наряду с термином «делопроизводство» в настоящее время широко используется равный по содержанию термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была определена культура подготовки документов. Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI века.
Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризации. В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.
Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы. Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Регистрация документов – это важный момент в организации документооборота. От правильной и четкой организации технологии регистрации документов зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Степень изученности проблемы. Проблема и особенности регистрации документов изучалась в трудах Кузнецова Т.В., Чувенков А.Ю., Пшенко А.В., Андреева В.И., Басаков М.И. и других.
Цель данной курсовой работы – изучить порядок регистрации документов. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть понятие документа и его функции,
- изучить порядок и формы регистрации документов,
- выявить условия индексации и применение классификаторов,
- рассмотреть особенности контроля за исполнением документов.
Объект исследования – документы.
Предмет исследования – условия, порядок и формы регистрации документов.
Методика исследования: анализ литературных источников, анализ ГОСТов.
Структура курсовой работы: введение, две главы, заключение, список литературы.
Глава 2:
При регистрации документов в организации должна быть раз¬работана единая система индексов структурных подразделений, ко¬торая остается неизменной в течение длительного времени и мо¬жет быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Та¬кая система предполагает, что она используется всеми подразделе¬ниями организации. При этом составные части индексов, последо¬вательность их расположения должны быть постоянными.
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регист¬рации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения доку¬ментов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и пра¬вила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступле¬ния, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов дол¬жны быть приведены в инструкции по делопроизводству органи¬зации.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимо¬сти от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государ¬ственной регистрации (для распорядительных документов), распис¬ка исполнителя о получении документа, количество листов доку¬мента, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сро¬ков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения и др.
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы про¬ставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках.
Основу индексации документов составляют условные обо¬значения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера докумен¬тов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации. В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.
Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем пе¬реносится на ответный документ.
Исключение составляют индексы распорядительных доку¬ментов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индек¬сами являются регистрационные номера, которые присваивают¬ся особо в пределах каждого вида документов.
Индексы предложений и жалоб граждан могут быть допол¬нены первой буквой фамилии автора документов.
К индексам приказов по личному составу допускается добав¬ление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).
Заключение:
Таким образом, регистрация документов – один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необхо¬димых сведений о документе в регистрационной форме или вход¬ном формате.
Основная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы доку¬менту – это главная цель регистрации. Однако регистрация пре¬следует и другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.
Регистрации подлежат до¬кументы, требующие учета, исполнения и использования в инфор¬мационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традици¬онные письменные документы, так и создаваемые средствами вы¬числительной техники.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, при¬своенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался – в службе ДОУ, отделе кад¬ров, бухгалтерии и т. п.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации.
При регистрации документов в организации должна быть раз¬работана единая система индексов структурных подразделений, ко¬торая остается неизменной в течение длительного времени и мо¬жет быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Та¬кая система предполагает, что она используется всеми подразделе¬ниями организации. При этом составные части индексов, последо¬вательность их расположения должны быть постоянными.
Существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечивать проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов.
Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации.
Наиболее рационально применение компьютерных технологий. При осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система, которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации. Регистрация документов – один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции.