Введение:
Человека окружают многочисленные документы, которые служат для фиксации социального опыта и впоследствии используются в многообразных сферах деятельности. Документом выступают внешние по отношению к человеку материальные объекты – материальные носители с зафиксированной в их структуре информацией, предназначенной для хранения и распространения в социуме. Мир документов бесконечно многообразен. Папирусный свиток, берестяная грамота, глиняная табличка, рукопись и газета, технический чертеж, фотография, паспорт, кинофильм – все это суть документы. Их объединяет цель – сохранить информацию разной формы, содержания и предназначения в структуре материального носителя и представить возможность использовать ее по мере необходимости для решения научных, производственных, экономико-финансовых, учетно-регистрационных и идентификационных задач.
Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (т.к. имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляется государственной устройство, они служат также средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В соответствии с ГОСТ 16487-83 документ – средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков. Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Глава 3:
Важнейшие признаки, лежащие в основе классификации современных документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда так¬же оказывает на них определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов по¬ложены три блока признаков, построенных по разным ха¬рактеристикам документа:
1) информационная составляющая документа;
2) физическая (материальная) составляющая документа;
3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.
Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие одного какого-либо приоритетного признака, на ос¬нове которого осуществляется деление документов на подви¬ды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсис¬тем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак совре¬менных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам материального носителя, структуре построения текста и т. п.
3.2. Классификация по информационной составляющей документа
Основные признаки классификации по информационной составляющей документа – содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия ин¬формации человеком; канал восприятия знаков, использован¬ных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и др.
1. Классификации документов по содержанию, в основу которых положен признак со¬держания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответ¬ствии с признаком содержания документа по отраслям зна¬ний, темам, предметам, проблемам.
Классификация документов по содержанию осуществля¬ется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.п. Тема¬тика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.
Семантические классификации документов имеют боль¬шое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее раз¬работанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации, Универсальная деся¬тичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов, например, классификатор го¬сударственных стандартов. Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организа¬ция большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.
Пока еще не создана единая семантическая схема клас¬сификации документов, общая для всех стран мира. За рубе¬жом в основном используется УДК – международная клас¬сификация, охватывающая все отрасли знания, построенная по десятичному принципу и используемая для индексирова¬ния и поиска документов в фондах, картотеках и т.п. Она является интеллектуальной собственностью Международной федерации по документации. Часть стран используют Деся¬тичную классификацию М. Дьюи либо свои национальные классификации. В частности, национальной для США при¬знана «Классификация библиотеки конгресса США» – пере¬числительная система библиотечно-библиографической клас¬сификации, разработанная в 1901-1941 годах. Она приме¬няется для организации каталогов библиотеки конгресса и централизованной каталогизации. В странах СНГ, помимо УДК, используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) – иерархическая комбина¬ционная система библиотечно-библиографической классифи¬кации, разработанная в 1957-1968 годах объединенными уси¬лиями крупнейших библиотек и др. учреждений бывшего СССР.
Заключение:
В истории науки было множество попыток исследования многообразия документов с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели.
Любой документ обладает множеством свойств, присущих его форме и содержанию. Наличие идентичных свойств у других документов позволяет объединить их в группу, вид. В подобной группе эти свойства выходят на первых план, в связи с чем возможно их изучение и использование в практической деятельности. К одному виду относятся такие группы источников, которые имеют общие признаки, возникающие и закрепляющиеся в силу общности функций данных источников в жизни общества.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по различным признакам. Так, по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д. По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п. По форме представления информации документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет). По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.д.
Однако только этими признаками классификации не ис¬черпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классифика¬ционный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциа¬цию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности. Следует учитывать, что между видами документов существу¬ет тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.
Таким образом, на основе комплекса признаков образу¬ются виды и разновидности документов. Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Поскольку свойств в документе бесчисленное множество, это предопределяет возможность его многомерного исследования, при котором документ может одновременно рассматриваться с точки зрения разных свойств, причисляться к разным видам, входить в разные группы.