Основным в работе нотариуса является регистрация и заключение до-говоров, а так же подтверждение очевидных фактов. Специализированные программы, являющиеся сборниками договоров, предназначены по замыслу разработчиков не только для юристов. Но практикующий юрист – специа-лист в договорном праве, не будет обращаться к сборнику договоров (как в печатном виде, так и в виде программы для компьютера) для того, чтобы со-ставить для своего клиента договор. В своей работе нотариус обычно обра-щается к специализированным изданиям, но к электронным сборникам дого-воров – нет. Сборники договоров помогают грамотным нотариусам сориен-тироваться по поводу содержания не использованного (не разработанного) ранее договора, – но только как отправная точка, – и ни в коем случае не как суть основного содержания договора.
Следовательно, при создании программы регистрации договоров необ-ходимо предусмотреть полную автоматизацию работы бухгалтера, т.е. чтобы он использовал в своей работе не только базу договоров, но и базу данных, в которой регистрируется такой специфический отчетный документ как кон-трольный реестр.
Все перечисленное позволяет сказать, целью дипломного проекта явля-ется разработка автоматизированного рабочего места нотариуса (АРМ), ко-торая должна включать в себя как справочную, так и статистическую инфор-мацию.
Для этого в работе рассматриваются следующие задачи, сущность ко-торых определяется методическими указаниями для выполнения дипломных работ:
• провести экономическое обоснование объекта исследования (АРМ «Нота-риуса»). Для чего проводится технико-экономическая характеристика объекта и общая характеристика организации, для которой разрабатывал-ся данный проект, анализ организационной структуры и основных под-разделений выбранной организации;
• описание функции нотариуса и его взаимосвязь с другими отделами и подразделениями организации, для этого производится развернутая по-становка задачи, определяются цели, задачи и функции сотрудника ин-формационно-аналитической службы нотариата, дается характеристика объема его деятельности;
Важное значение для деятельности сотрудника информационно-анали¬ти¬ческого отдела при нотариусе имеют процессуальные нормы, обеспечи-вающие правильное и быстрое разрешение дела. Строгое соблюдение заранее предусмотренных и установленных законодательством РФ правил соверше-ния нотариальных действий обеспечивает законность и порядок деятельно-сти нотариальных органов.
При совершении нотариальных действий, консультировании по вопро-сам совершения нотариальных действий нотариусу и работающим в нотари-альных конторах лицам, в первую очередь специалисту по информационно-аналитической работе, становятся известными различные сведения и доку-менты, касающиеся личных интересов граждан или деятельности юридиче-ского лица. Зачастую такие сведения имеют конфиденциальный характер. Основы содержат прямой запрет разглашать сведения, оглашать документы, ставшие известными нотариусу в связи с выполнением своих служебных обязанностей, любые сведения о совершенном или находящемся в производ-стве нотариальном действии. Такой запрет распространяется на нотариуса и в том случае, когда он сложил полномочия или уволился. Требование о со-хранении тайны нотариального действия распространяется на всех сотрудни-ков нотариальной конторы, которым могут стать известными сведения и до-кументы в связи с выполнением ими своих функций.
Однако если сведения о совершенных или совершаемых нотариальных действиях затребованы судом, прокуратурой, органами следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными и гражданскими делами, ар-битражным судом в связи с находящимся в его разрешении спором, то нота-риус в установленные законом сроки обязан представить требуемую инфор-мацию. В связи с этим любые документы из нотариальной конторы могут быть выданы только по запросу названных органов.
В обязанности нотариуса входит обязательное направление в налого-вые органы сведений о стоимости имущества, переходящего в порядке на-следования или дарения. Третья часть Гражданского Кодекса Российской Федерации, а также Инструкция Государственной налоговой службы о по-рядке исчисления налога с такого имущества предусматривают, что сведения о стоимости переходящего в собственность граждан имущества должны быть представлены в налоговый орган не позднее 15-дневного срока с момента удостоверения сделки в нотариальной конторе. В случае нарушения срока на нотариуса может быть наложено взыскание. А своевременная подготовка до-кументов входит в компетенцию сотрудника информационно-аналитического отдела.
Экономическая эффективность – это разность или соотношение стои-мостного эффекта от внедрения автоматизированной системы и стоимости самой системы и затрат на ее создание и эксплуатацию за определенный пе-риод времени.
Обоснование экономической эффективности машинной обработки эко-номической информации позволяет:
• выявить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедре-ние автоматизированной системы обработки экономической информации на конкретном объекте;
• установить основные направления автоматизации обработки информации по отдельным видам управленческих работ и уровням управления, исходя из специфики объекта, методов получения, передачи и обработки инфор-мации;
• наметить очередность проведения работ по автоматизации обработки ин-формации;
• рассчитать срок окупаемости затрат на создание автоматизированной сис-темы обработки экономической информации и сравнить его с установлен-ными нормативами;
• определить влияние внедрения новых технических средств в управление объектом на технико-экономические показатели его деятельности (себе-стоимость, рентабельность, производительность труда, и т. п.);
• выбрать экономически наиболее эффективные варианты построения ин-формационного обеспечения автоматизированной системы обработки экономической информации;
Во многих случаях, при автоматизации экономических задач определе-ние общей экономической эффективности не представляется возможным, та-кой вариант можно оценить лишь качественно. В этих случаях единственно целесообразной является количественная оценка экономичности выбираемо-го варианта решения задач.
Для определения экономической эффективности автоматизированных систем существует целый ряд типовых методик, используемых с учетом спе-цифики данного органа управления и организации в нем процесса внедрения автоматизированной системы.