Введение:
Как отследить затраты и доходы на предприятии? Какой должна быть сис-тема учета, планирования, анализа и контроля, чтобы стать надежным инстру-ментом для принятия верных управленческих решений? Как спрогнозировать сегодня, что будет с компанией завтра?…
Бюджетное управление - это система планирования, учета, контроля и ана-лиза деятельности предприятия в финансовом выражении. Это система, которая ведется в формате бюджетов по центрам ответственности. Бюджет - это точный расчет всех ресурсов предприятия для достижения поставленных целей, моти-вированный на их достижение персонал, оперативность и качество принимае-мых управленческих решений.
Почему компании переходят на бюджетное управление?
В условиях жесткой конкуренции, руководители компаний задумываются о завтрашнем дне. Какими финансами будет располагать их организация в опре-деленный период времени? Как оптимальнее использовать ресурсы? Как спла-нировать и распределить прибыль? Как сократить издержки? Эти и другие вопросы, связанные с управлением финансами компании решаются постановкой и автоматизацией системы бюджетного управления.
Для того, чтобы построить на предприятии систему бюджетного управле-ния, необходимо заложить методологию управления финансами. Сначала про-рабатываются и регламентируются структура центров финансового учета компании, структура бюджетов и другие важные методологические области. Далее наступает черед автоматизации, который заключается в выборе и внедре-нии программного решения, которое станет надежным инструментом поддерж-ки построенной системы управления финансами компании. Консультационно-внедренческой фирмой "Инталев" разработаны программные решения Управле-ние финансами и Инталев: Бюджетное управление для 1С:Предприятия (про-дукт разработан специально для пользователей программных продуктов 1С). Основная задача автоматизации - освободить время менеджеров от рутинных операций, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия реше-ния форме.
Первым шагом в нелегком пути построения системы бюджетирования мо-жет стать теоретическая и практическая подготовка специалистов предприятия по вопросам постановки и автоматизации бюджетирования. Для этих целей раз-работана специальная программа обучения.
Что же компания получает в итоге?
Финансовые потоки компании становятся для руководителя прозрачными. Вы имеете возможность определять приоритеты платежей; отслеживать и кон-тролировать финансовые результаты деятельности компании в целом и по от-дельным центрам финансовой ответственности; планировать движение денежных средств и движение товарно-материальных ценностей; планировать доходы и расходы компании; строить и оценивать внутренние показатели лик-видности и рентабельности компании и отдельных ее бизнесов. Компания полу-чает возможность осмысленно двигаться к поставленным целям.
Глава 3:
Информация, хранящаяся в программе, часто имеет конфиденциальный ха-рактер, поэтому разработчики заранее предусмотрели гибкую систему безопас-ности.
Можно выделить несколько классов пользователей программы:
• Пользователи, которым не требуется никакого доступа к плановой и фактической информации (например, операторы или бухгалтеры расчета зар-платы)
• Пользователи, которым требуется полный доступ ко всей информации (например, финансовый или генеральный директора)
• Пользователи, которым требуется полный доступ только к фактической информации (например, бухгалтеры банка или кассы)
• Пользователи, которым требуется ограниченный доступ для введения части плановой информации (например, сотрудники ЦФО (ответственные рас-порядители по статьям БДДС и БДР), подающие заявки руководителю ЦФО)
• Пользователи, которым требуется ограниченный доступ к части плано-вой и фактической информации (например, Руководители ЦФО, ответственные за планирование в пределах данного ЦФО)
• Пользователи, которые вводят и изменяют только регламентную ин-формацию (например, изменяют структуру справочников ЦФО, Статей и т.д.)
Каждый из указанных классов пользователей – это отдельная роль в систе-ме. И возможны случаи, когда один и тот же сотрудник (должность) имеет не-сколько ролей в системе (наборы прав и интерфейс). Например, должность "Финансовый директор" может иметь роли "Финансовый директор группы" и "Менеджер планирования ЦФО "Управление".
Для первой группы пользователей реализовать безопасность просто – за-крыть в Конфигураторе доступ к соответствующим пунктам интерфейса и за-крыть права. Оставить можно только журналы и документы сообщений. Примером такого интерфейса является интерфейс бухгалтера ввода факта.
Для пользователей, которым требуется полный доступ ко всей информации (в частности, директорам) создается специальный интерфейс и набор прав. В справочнике пользователей следует установить свойство Просмотр всех доку-ментов. При необходимости можно ограничить для данного круга пользовате-лей ввод данных в документы и справочники, например, с помощью настройки интерфейса. В этом случае необходимо учесть, что для ввода данных через мо-дуль "Гибкие бюджеты" требуется право на создание и проведение документов "Планирование". Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Финансовый директор", интерфейс "Финансовый директор").
Есть ряд пользователей, которым нужно дать доступ только для ввода фак-тической информации. Типичным примером являются бухгалтеры, которые, вводя первичные документы, создают на их основании документы Фактическое движение денежных средств и Фактическое начисление доходов и расходов. Для таких пользователей надо дать полный доступ к этим документам и журна-лам, а также доступ на чтение к справочникам ЦФО, Статьи, Аналитики. Если для данных пользователей предполагается получение отчетной информации по всей фактической, то в справочнике пользователей следует установить свойство Просмотр всех документов. Но при этом запретить всякий доступ к действиям с документами планирования и запуску модуля "Гибкие бюджеты" (вызова об-работки Гибкий бюджет). Разработчики в составе поставки предлагают свой вариант для пользователей такого класса (набор прав "Бухгалтер ввода факта", интерфейс "Бухгалтер ввода факта").
Заключение:
Задача планирования деятельности предприятия, формирования бюджета и контроля за его исполнением является одной из важнейших в области управле-ния предприятием. Для решения данной задачи необходимо большое количест-во финансовой, бухгалтерской и производственной информации.
В настоящее время многие российские предприятия решают задачи бюдже-тирования с помощью электронных таблиц Excel. Подобные "системы" уже не справляются с поддержанием сложной структуры предприятия, включением в процесс бюджетирования большого количества специалистов из разных подраз-делений, подготовкой специализированных отчетов, поэтому принимаются ре-шения о переходе к использованию специализированного программного обеспечения.
Преуспевающие компании все эффективнее прогнозируют будущую дея-тельность и связанные с ней потребности в ресурсах, что позволяет при необхо-димости регулировать планы и оставаться в числе лидеров, а современные бюджетные системы и качественное программное обеспечение помогают им в этом.
Программной обеспечение 1С давно знакомо российским бухгалтерам и является признанным лидером в своей области. Теперь для пользователей 1С разработан специальный программный продукт, который намного облегчает, а также систематизирует работу менеджеров и финансовых директоров. Причем особого ввода данных не требуется обрабатывается и анализируется информа-ция занесенная бухгалтерами предприятия.
15 февраля 2001 года в Москве, состоялась официальная церемония подве-дения итогов и награждения финалистов VIII международного конкурса про-граммного обеспечения в области бизнеса и финансов "Бизнес-Софт 2001". Программный продукт "Инталев: Бюджетное управление для 1С:Предприятия 7.7" удостоен звания лауреата конкурса "Бизнес-Софт 2001" в классе "бюджети-рование".[23]
Программный продукт "Инталев: Бюджетное управление для 1С:Предприятия 7.7", разработанный компанией "Инталев", позволяет постро-ить стройную и полную систему бюджетов (продаж, закупок, прямых и косвен-ных расходов, движения денежных средств, задолженности, баланса компании); построить систему финансовых показателей компании по плановым и фактиче-ским данным; оценить влияние факторов на финансовый результат компании; смоделировать различные финансовые планы. Программа дает возможность оп-тимизировать управление товарными запасами, составлять и контролировать выполнение платежного календаря, автоматизировать документооборот среди пользователей программы и многое другое.