ДОКЛАД
В работе рассмотрено управление оптимизацией бизнес-процессов торговой компании на примере челябинской оптово-розничной торговой фирмы – ООО «Вереск».
Эффективное управление организацией означает достижение максимальных результатов при минимуме потерь, получаемых при управленческой деятельности. Для организации эффективного управления организацией следует добиться тесного взаимодействия между подразделениями, оперативного реагирования на изменение внешней среды, оптимизации потоков документов, информации, товаров, сырья и т.п. внутри предприятия. Для данных целей требуется проведение реинжиниринга бизнеса. А для данной процедуры требуется тщательное изучение бизнес-процессов предприятия.
Процессы — это потоки работы, и у них есть свои границы, другими словами, начало и конец. Для любого отдельно взятого процесса эти границы установлены начальными, или первичными, входами, с которого он начинается и каждый процесс имеет выход – результаты, которые являются входами в другие процессы.
Реинжиниринг – реорганизация процессов и структуры - необходим для более эффективной организации работы предприятия, для большей согласованности между подразделениями в бизнес-деятельности. Он предполагает изучение существующих процессов, их связей, выявление достоинств и недостатков, определение новых требований к системе и изменение процессов и связей между ними.
Рассмотренное в работе предприятие - ООО «Вереск» является торговой компанией и занимается оптовой и розничной торговлей продуктами питания, синтетическими моющими средствами, парфюмерией, некоторыми другими хозтоварами. ООО «Вереск» располагает оптовой базой в Ленинском районе г.Челябинска, на территории которой расположены административно-бытовой корпус (АБК) компании, торговый зал, гараж, несколько складов для разных групп товаров.
ООО «Вереск» имеет линейную функциональную структуру (см.ПЛАКАТ 1) и основные процессы: Закупка, Сбыт (через торговый зал или отдел продаж), Хранение, Маркетинг, Рекламу, Управление персоналом, Техническое обслуживание, Управление финансами (ПЛАКАТ 2).
На основе анализа процессов можно сделать следующие негативные выводы:
- несмотря на высокий уровень автоматизации: процессы маркетинга и рекламы на предприятии организованы крайне плохо: нет ни ответственных за их организацию, ни единых подходов, ни методик;
- на ряд ответственных сотрудников возложены несоответствующие их роли задачи: в частности, на генерального директора и на начальника отдела закупок;
- недостаточная автоматизация процессов сбыта (особенно сбыта через торговых представителей) приводит к некоторым проблемам в сотрудничестве с клиентами (устаревание данных в прайсах, ценниках, номенклатуре товаров и т.д.);
- недостатки организации склада способствуют затовариванию, росту кредиторской задолженности (и проблемам с сотрудничеством с партнерами), просрочке продуктов на складе; процессы управления персоналом и технического обслуживания вообще не проработаны.
Отсюда следует вывод о необходимости реинжиниринга бизнес-процессов и, как следствие, организационной структуры предприятия.
Предложены меры по оптимизации бизнес-процессов и структуры предприятия:
- предложена автоматизация в большей мере формирования прайсов и ценников, размещение Интернет-информации о ценах и количестве (в процессе сбыта – чтобы у покупателя и сбытовых менеджеров всегда была точная информация о цене и наличии на складе того или иного товара);
- организуется специализированная маркетингово-рекламная структура, которая будет более эффективно заниматься анализом рынка, планированием и проведением рекламных мероприятий, способствовать более эффективной работе процесса «Стратегическое планирование»;
- введение автоматизированного бюджетирования предприятия (для целей более эффективного управления финансами);
- изменение процесса складского учета и отпуска (чтобы первым делом реализовать продукцию, закупленную ранее – т.е. по принципу FIFO);
- так же введены новые должности и перераспределены подразделения, то есть изменена организационная структура.
Новая организационная структура (ПЛАКАТ 3) предполагает гораздо более определенное распределение обязанностей между руководителями и подразделениями, соответствие ролей функциям, большую согласованность между подразделениями при реализации бизнес-процессов.