Введение:
Управление персоналом в нашей стране требует нового подхода, учитывающего сложившиеся условия и обстановку. Осознавая все это, мы поставили перед собой цель – систематизировать теоретические основы кадрового планирования применительно к российским условиям, базируясь на фундаментальных работах отечественных и зарубежных авторов, не отбрасывая положительного опыта отечественной практики, стремились отобрать все наиболее важное и существенное, чем обогатили кадровый менеджмент современные исследователи.
На протяжении многих десятилетий различными школами менеджмента с целью повышения эффективности организации изучались функции менеджмента, способы материального и нематериального вознаграждения, методы стандартизации деятельности и т.д. И только школа человеческих отношений пришла к выводу о том, что человеческий фактор - это основной элемент эффективности организации.
В научных исследованиях последних лет как, впрочем, и в хозяйственной практике отмечается снижение трудовой активности наемных рабочих и служащих, их индифферентность к делам предприятий и фирм. Поиски новых подходов побуждения человека к активному труду сосредоточиваются на трех вполне очевидных направлениях:
анализе объективных предпосылок формирования новых стимулов труда;
теоретическое осмысление системы стимулов;
формирование действенной модели стимулирования и перспективы ее развития.
Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кибанов А.Я., Дятлов В.А, Магура М.И, Травин В.В. и др., наиболее известные зарубежные исследователи – А.Маслоу, Ф.Герцберг, Оучи У.Г. и др.
Глава 3:
Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данному виду деятельности. Описание психологических требований к деятельности секретаря и субъективные требования руководителей, которых можно расценивать как экспертов, составляют основу для профессиографического описания данной профессии.
Обязательным для данной должности секретаря является выполнение должностных инструкций, включающих два блока работы:
- по делопроизводству
- по оперативной работе.
В первый блок по делопроизводству включены:
- работа с почтой (регистрация, распределение писем),
- осуществление особых полномочий, делегированных руководителем в связи с особенностями работы вуза,
- подготовка совещаний, в частности, оповещение заместителей руководителей, преподавателей и др.,
- оформление командировочных документов,
- работа на телефоне, прием посетителей, использование компьютера.
Должностная инструкция секретаря в отдел секретариата МосГу представлена в приложении 2.
Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Итак, еще раз обозначим, что основные функции секретаря это : прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса).
Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и знание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода, знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,
Среди личных качеств можно выделить наличие организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память, не конфликтность.
Мы разработали опросник, который можно будет применить при отборе кандидата на освободившееся рабочее место секретаря в отдел секретариата МосГу.
Кратко опросник представлен ниже:
Вопросы для собеседования с кандидатом на должность секретарем:
1. Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)
2. Вы сейчас работаете?
3. Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)
4. Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)
5. Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность)
6. Что планируете сделать, чтобы достичь желаемого? (Реальная оценка своих возможностей)
7. Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)
8. Вы ощущаете дискомфорт, когда кто-то достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)
9. Возникают ли у вас конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)
10. Есть ли у вас организаторский опыт? Что именно вы организовывали? (Организационные способности)
11. При проведении каких-либо служебных мероприятий какую функцию вы выполняете? (Инициативность)
12. Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)
13. Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)
14. Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)
15. Были ли случаи, когда вам приходилось говорить неправду? (Честность)
16. Ваши действия в подобных ситуациях? (Честность, артистизм)
17. Что вам не нравится в людях?
18. Вам нравится наука «психология»? Как вы совершенствуете свои знания?
19. Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)
20. Как вы ведете себя с людьми, обидевшими вас? (Порядочность, уравновешенность)
21. Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)
22. Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)
23. Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)
24. Из каких источников вы черпаете для себя информацию? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)
25. Что вы обычно смотрите по телевидению?
Заключение:
Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед муниципальным учреждением.
Современные технологии оценки и аттестации персонала в системе муниципального управления позволяют провести диагностику персонала, определить ценность сотрудников не только для подразделения, но и для всего учреждения, обоснованно принимать управленческие решения, особенно связанные со стратегическими задачами.
Администрации МосГУ для обеспечения устойчивой и планомерной деятельности необходимо опираться на современные алгоритмы управления персоналом, в том числе на технологию оценки и аттестации персонала, определяющую высокую эффективность управленческого процесса в вузе.
Обнаруженные проблемы в отделе секретариата МосГУ свидетельствуют об отсутствии системности в организации процедуры подбора и адаптации, что проявляется в распределении служебных обязанностей, ведении документооборота.
Подбора кандидата в отдел секретариата МосГУ на временную должность, рассчитанный в работе обошелся в 15 дней и 11793,20 руб.
Оценка организации подбора кандидата в отдел секретариата МосГУ требует определения не только экономических, но и социальных последствий его реализации.
Социальная эффективность проявляется в возможности достижения позитивных, а также избежания отрицательных с социальной точки зрения изменений в отделе секретариата МосГУ
Рекомендуемые в работе предложения затрагивают все выявленные недостатки в организации подбора персонала.