Введение:
Информация является основой принятия любого управленческого решения. От полноты и качества используемой информации зависит обоснованность и эффективность принимаемых управленческих решений. Информация, содержащаяся в отчетности, должна обладать такими качественными характеристиками как понятность, соответствие, надежность, преобладание содержания над формой, предусмотрительность, полнота, сравнимость.
В Федеральной целевой программе Электронная Россия говорится, что по мере развития и проникновения информационных и коммуникационных технологий во все сферы общественной жизни организации все чаще используют их для организации эффективного управления своей деятельностью .
Современные информационные системы являются одним из важнейших инструментов совершенствования управления, сокращения управленческих расходов, оптимизации информационных потоков.
Российский и зарубежный опыт показывает, что широкое внедрение информационно-аналитических технологий позволяет радикально повысить эффективность работы организаций за счет оптимизации процессов сбора и обработки информации, автоматизированного анализа больших массивов данных, а также обеспечения оперативного доступа персонала к распределенным информационным ресурсам. Эффективным рычагом ускорения и повышения качества управленческих процессов является внедрение электронного документооборота.
Широкие возможности по информационной поддержке решений предоставляют современные информационно-аналитические системы. Использование информационных технологий позволяет существенно повысить эффективность использования материальных средств.
Внедрение информационных систем в процесс принятия управленческих решений является сложным процессом, требующим современных подходов к управлению со стороны руководства. Как показывает практика, внедрение автоматизированных систем требует оптимизации процессов, проходящих внутри соответствующих управленческих структур.
Успешное руководство бизнесом невозможно сегодня без постоянной, объективной и всесторонней информации. Для повышения эффективности и минимизации издержек управления (временных, ресурсных и финансовых), разрабатываются и применяются корпоративные информационные системы, помогающие осуществлять контроль бюджетных процессов, рабочего времени сотрудников, выполненных ими работ, хода реализации проектов, документооборота, и других управленческих функций. Доступ к подобного рода данным может быть осуществлён как в локальной сети, так и через Интернет.
С помощью эффективной корпоративной информационной системы можно значительно упростить процессы контроля и управления на предприятии любого уровня.
В целом информационные системы определяется следующими свойствами:
1) любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
2) информационная система является динамичной и развивающейся;
3) при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
4) выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
5) информационную систему следует воспринимать как человеко-машинную систему обработки информации.
Объект исследования: информационные системы.
Предмет исследования: процесс внедрения информационных систем в производственный процесс (на примере ООО «Нордэкспорт»).
Цель исследования: выявить особенности информационных систем в исследуемой организации.
Задачи исследования:
- проанализировать понятия информационных систем и корпоративных информационных систем;
- рассмотреть этапы и эффективность внедрения информационной системы «БОСС-Кадровик» на предприятии.
Структура работы: работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка литературы, приложений.
Глава 2:
Табельный учет: поддержка работы с сотрудниками одного или нескольких подразделений, входящих в одну группу (например, бизнес-единицу); параллельное ведение нескольких типов табеля учета рабочего времени (в т.ч. автоматическое формирование табеля), оформление неявок (больничные листы, отпуска, командировки и пр.), ведение протокола работы с табелями и т.д.;
Расчет заработной платы: расчет заработной платы по отработанному времени и сдельной (оклад, дневная или часовая ставка), работа с нарядами (бригадными и индивидуальными), расчет оплаты неявок (отпуска, больничные листы, командировки и т.п.), расчет основных налогов в соответствии с требованиями Налогового кодекса и инструкциями МНС; выплата авансов и расчет внешних удержаний, расчет заработной платы с учетом районных коэффициентов, северных надбавок и многое другое;
Учет в ПФР: формирование списка работников, по которым необходимо предоставить отчетность в ПФР; персональных данных о работниках предприятия за отчетный период; отчетности (в электронном и бумажном виде) в соответствии с требованиями ПФР (в т.ч. проверка правильности отчетности); ведение архива документов (анкеты, индивидуальные сведения, сводная ведомость индивидуальных сведений), а также информации по стажам.
Оценка персонала: формирование документов по оценке/аттестации персонала, управление работой с аттестуемыми и процедурами оценки, организация работы аттестационных комиссий, получение и анализ информации по результатам оценки/аттестации для планирования работы и управления персоналом;
Подбор персонала: управление вакансиями и заявками на подбор персонала, управление работой с кандидатами и информацией о них, формирование необходимой отчетности, планирование и контроль затрат на подбор персонала;
Обучение персонала: управление документами по подготовке персонала (заявки, планы, приказы, договоры и пр.) и работой с участниками обучения (обучаемые, организаторы, преподаватели); планирование и контроль выполнения обучающих мероприятий; формирование необходимой отчетности; мониторинг изменения уровня квалификации;
Работа с кадровым резервом: управление документами и работой с кадровым резервом; мониторинг изменения квалификации сотрудника и оценка соответствия планируемой должности; формирование необходимой статистической и аналитической отчетности; планирование и контроль затрат по подготовке кадрового резерва;
Управление компенсационными пакетами: управление документами по компенсациям персоналу (приказы о назначении/изменении компенсаций, занесение компенсаций в трудовой договор и пр.); управление процедурами мотивации (виды и сроки компенсаций, компенсационные пакеты и пр.) и выплат по компенсациям;
Управление затратами на персонал: данный модуль содержит все необходимые функциональные возможности для целей управления затратами на персонал, бюджетирования и управленческого учета: планирование по различным статьям затрат; формирование бюджета расходов на персонал и передача данных в соответствующие статьи финансового бюджета предприятия; учет фактических затрат в разрезе мероприятий, статей бюджета, ЦФО и пр.; проведение сравнительного анализа «план-факт»;
Планирование ФОТ (фонда оплаты труда): планирование ФОТ по различным версиям штатного расписания (с учетом структуры ФОТ, дополнительных расходов, связанных с невыходом персонала, инфляции и других факторов); принятие решения о вводе версии штатного расписания в действие; передача рассчитанного ФОТ в финансовый бюджет предприятия.
Система «Босс-Кадровик» позволяет анализировать выполнение кадровых процессов, фиксировать их отклонения от установленной нормы и предлагать стандартные решения для минимизации рисков.
Экономическая эффективность оценивается трудовыми и стоимостными показателями, которые позволяют измерить экономию от внедрения предлагаемого проекта машинной обработки информации относительно базового варианта.
К трудовым показателям относятся следующие:
1) абсолютное снижение затрат T:
T = Т0 -Т1
где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту; Т1 - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту; 2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):
Кт =Т * 100
3)индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Ут):
Ут = Т0 / Т1.
К стоимостным показателям относятся следующие показатели, рассчитываемые по формулам аналогичным с трудовыми затратами:
1) абсолютное снижение стоимостных затрат (С):
С = Со - С1
где Со - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту; С1 - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту; 2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс):
Кс = С * 100
3)индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда (Ус):
Ус = С0 / С1.
Стоимостные затраты на обработку информации базового варианта (С0) вычисляются следующим образом:
Цмч = 12 руб.
Т0 = 8820 часа
Сз/п0 = 60* 8820 = 1692 руб.
Снр0 = 16920 * 0,7 = 11844 руб.
Сбм0 = 16920 +11844 = 28764 руб.
См0 = 12*284 = 3384 руб.
С0 = 28968 + 3408 = 32148 руб.
Стоимостные затраты на обработку информации по проектному варианту (С1) вычисляются следующим образом:
Цмч = 15 руб.
Т1 = 2540 час
Сз/п 1= 60*2540 = 5091 руб.
Снр1 = 5091*0,7 = 3563,7 руб.
Сбм1 = 5091 + 3563,7 = 8656,7 руб.
См1 = 15 * 84,85 = 1272,75 руб.
С1 = 8656,7+1272,75 = 9927,45 руб. (Приложение 3).
Снижение стоимостных затрат на обработку информации составит 22474 руб.
Рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации. Капитальные затраты на проект будут состоять из затрат на проектирование, затрат на программирование и затрат на внедрение инфосистемы. Эти затраты берем по аналогии с затратами на аналогичные проекты в размере:
Кпроект = 10000 руб.
Кпрогр = 25000 руб.
Квнедр = 5000 руб.
КП = 40000 руб.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта составит приблизительно 2 года.
Расчеты показали, что внедрение АС «Босс-Кадровик» на предприятии является эффективным, поэтому данный проект может быть принят.
Экономический эффект от внедрения проекта в течение пяти лет обеспечит дополнительную прибыль в размере 41014 руб. Помимо прямых экономических выгод реализация данного проекта будет способствовать улучшению качества информации о продажах, товарах и покупателях, что будет способствовать расширению круга покупателей у предприятия.
Заключение:
Таким образом, мы выяснили, что потребности в информационно-аналитической работе у руководства современных коммерческих организаций значительны. Эти потребности можно свести к совокупности следующих важных творческих подзадач:
- анализ существа проблем, факторов, причинно-следственных связей, частных вопросов, например, анализ сложившейся ситуации в отделе, ее оценка в виде возможных конфликтных зон, перспектив развития подразделения и т.п.;
- содержательная формулировка проблем, подлежащих решению;
- прогнозирование существенно значимых событий во внешней среде организации, способных оказать влияние на ее развитие;
- прогнозирование возможных последствий реализации вариантов проектов управленческих решений;
- выработка рекомендаций по достижению желаемых результатов (альтернатив решений руководства коммерческой организации);
- выработка компромисса при наличии нескольких конкурентоспособных альтернатив действий современной коммерческой организации, с противоречивыми оценками по разным критериям.
Попытки описания аналитической деятельности в виде какой-то строго регулярной процедуры, включающей определенную последовательность указанных задач (фрагментов), воспринимается большинством руководителей современных организаций как чрезмерно жесткие и неуклюжие попытки вмешательства. Информационно-технологические нововведения в коммерческих организациях имеют комплексный характер, связаны с одновременным и согласованным использованием информационных, организационных, правовых, социально-психологических, кадровых, технических, логико-семантических и многих других факторов. Все это требует комплексного подхода, качественного изменения как системы работы с информацией, так и функциональной и организационной структур управления, состава и структуры всей управленческой деятельности.
Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отделов кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. В качестве основы управленческой деятельности в первую очередь выступает делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом.
На качество управления предприятием влияют такие факторы как оперативность, качество формировании документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.
Главный итог внедрения «Босс-Кадровик» для службы персонала исследуемого предприятия (ООО «Норд») — появление новых профессиональных возможностей и высвобождение времени у менеджеров по персоналу. Если раньше немалую его часть съедало кадровое делопроизводство, то теперь сотрудники этой службы могут больше внимания уделять вопросам работы с персоналом — улучшению профессиональной подготовки, планированию карьерного роста, налаживанию взаимодействия между подразделениями, созданию центра обучения и прочим важным вещам.