Введение:
Работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.
Исходя из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отдельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба — служба документационного обеспечения (ДОУ).
В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.
Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики деятельности предприятия по решению руководителя предприятия функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т. п., см. далее) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря и т. п.).
Актуальность рассмотрения структуры и функций службы делопроизводства состоит в том, что своевременная, полная и качественная реализация службой документационного обеспечения управления своей деятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием ее организационной структуры и функционального состава содержанию и объему возложенных на нее задач по документационному обеспечению управления предприятием.
Объект исследования – служба документационного обеспечения управления ОАО Челябинский электровозоремонтный завод.
Предмет исследования – характеристика структуры и функций службы документационного обеспечения управления ОАО Челябинский электровозоремонтный завод.
Цель работы – анализ структуры и функций службы делопроизводства.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть место службы делопроизводства в организационной структуре ОАО Челябинский электровозоремонтный завод;
2. Провести анализ структуры службы делопроизводства;
3. Исследовать функции службы делопроизводства.
Вопросы организации службы документационного обеспечения управления изучались и изучаются различными авторами. Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная) и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ. Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота. Кроме того, вопросами организационной структуры службы ДОУ занимались Андреева В.А., Демушкин А.С., КузнецовИ.Н.
Глава 3:
Все документы, адресованные руководству ОАО «ЧЭРЗ», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в секретариате.
Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров.
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
Оригинал зарегистрированного документа хранится в секретариате. На рассмотрение руководства передается копия зарегистрированного документа.
Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не подлежащие регистрации и не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Общества в соответствии с затронутыми в документах вопросами.
После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю, о чем делается запись в журнале регистрации входящих документов. Для документов, подлежащих особому контролю, оформляется контрольная карточка, которая выдается исполнителю вместе с документом. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Документ с подлинником резолюции руководства направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
Подписанные руководством Общества документы в тот же день должны сдаваться в секретариат для регистрации и отправки.
После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:
– Составление черновика (с документом работает исполнитель);
– визирование (внутреннее согласование);
– подписание (утверждение) документов руководителем;
– регистрация исходящих документов;
– отправка исходящих документов;
– направление исходящих документов в дело.
Представим схему взаимодействия структурных подразделений службы ДОУ ОАО ЧЭРЗ при работе с исходящими и внутренними документами (рис. 4).
Заключение:
В представленной работе была поставлена цель проанализировать структуру и функции службы делопроизводства ОАО ЧЭРЗ.
Все поставленные во введении задачи выполнены. На основе исследования можно сделать следующие выводы.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.
Цели службы ДОУ ОАО ЧЭРЗ:
– организация работы;
– руководство документационным потоком;
– координация видов работ с документами;
– контроль за последовательностью работы с документами;
– организация работ по документационному обеспечению управления.
– Задачи службы ДОУ:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования;
– обеспечение единого порядка работы с документами;
– контроль за исполнением документов;
– хранение документов;
– унификация форм документов;
– сокращение по возможности документооборота;
– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ ОАО ЧЭРЗ:
– разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
– обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
– доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
– контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
– изготовление и размножение документов; разработка номенклатуры дел, хранение дел;
– контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
– организация работы архива;
– повышение квалификации работников службы ДОУ.