Введение:
Экономические реформы в России, вызвавшие обновление всех сфер жизни и становление новых рыночных отношений, требуют коренного пересмотра стиля и методов управления организациями, ведущими коммерческую деятельность. Это в первую очередь обусловлено изменением целевой установки организаций. Если раньше главной задачей менеджера любого уровня было обеспечение своевременного выполнения плана, то теперь в условиях острой конкурентной борьбы основной целью является борьба за выживание и обеспечение устойчивого поступательного развития деловой организации в целом.
Актуальность рассмотрения диагностики системы управления организацией состоит в том, что изменение целевых установок развития деловых организаций в современных условиях потребовало совершенствования не только стиля и методов управления, но и самих систем управления. Система управления предприятиями в настоящее время должна обладать гибкостью производства, учитывать серьёзную конкуренцию на рынке товаров (услуг), учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и фактор неопределённости внешней среды. Для реализации этих условий существует объективная необходимость в исследованиях и анализе существующего положения. Различные нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.
В связи с этим возникла необходимость углубленного исследования систем управления организациями. Исследование систем управления – это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.
Совершенствование управления – необходимый элемент развития любой организации. Но совершенствовать управление можно по-разному – используя опыт (эмпирический подход) или решая наиболее острые проблемы, которые явно тормозят развитие, т.е. истинным считается только то, что даёт практически полезные результаты (прагматический подход). Однако наибольший эффект может дать только научный подход, который подразумевает исследование объективных тенденций развития, анализ причин и факторов возникновения проблем, распознавание «слабых сигналов» изменения обстановки.
Диагностика системы управления – главный фактор научного подхода к совершенствованию управления. Современными приёмами и методами исследования в определённой мере должен владеть каждый менеджер. А для этого необходимо изучать эти методы. Большое значение также имеет и понимание специфики управления как объекта исследования, как особого вида деятельности, который связан с искусством влияния на людей.
В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно непрерывно развиваться. Сегодня это невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей такого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций.
Глава 2:
Таким образом, для предварительной оценки ситуации в системе управления лучше провести внутреннее исследование. Если опасения подтвердились, то лучше провести внешний аудит силами консультантов, с обязательным подключением к их работе рабочей группы с вашей стороны. Она потребуется потом для экспертизы финального отчета консультантов и формирования итоговой последовательности реализации рекомендаций.
Обычно на предприятиях с численностью персонала до 500 человек диагностика системы управления занимает до 1 мес. Если численность предприятия от 500 до 1000 чел. - 2 мес., а при численности свыше 1000 чел. потребуются значительные консультационные ресурсы. В таком случае, лучше провести комбинированный аудит или аудит определенной области - например, логистический аудит либо выборочную диагностику процессов по принципу Парето (20% процессов, дающих 80% проблем).
Диагностика проводится по определенной программе, в составлении которой участвуют руководители проекта со стороны клиента и консультанта. Они совместно определяют оптимальный вариант отвлечения сотрудников от работы. Например, из практики - более рационально отвлекать сотрудников, приглашая их на час раньше начала рабочего дня, чем предлагать им оставаться после работы вечером. Отсутствие задержек на работе является действенным нематериальным фактором, который стимулирует лояльность и повышение производительности труда сотрудников. Если разделить время выполнения диагностики системы управления на четыре части, то окажется, что в первую и последнюю части будут больше времени отвлечены топ-менеджеры и руководители отделов, а во вторую и третью - младший управленческий персонал, специалисты и рабочие.
В общих чертах последовательность мероприятий по проведению аудита системы управления представляется следующей:
Создается рабочая группа с привлечением сотрудников как клиента, так и консультанта, определяются сроки выполнения работ, утверждаются формы отчетности и график проведения совещаний;
Происходит знакомство с руководителями соответствующего объекта в текущей ситуации, уровнем сложности проблем, возможными предложениями по их решению, предлагаемыми представителями предприятием. Оптимальный вариант для выполнения этих задач - проведение обзорной экскурсии по всем подразделениям объекта (отделам, цехам, магазинам, торговым точкам, предприятиям холдинга), во время которой можно получить максимум информации о деятельности компании и состоянии ее бизнеса;
Составляются схема бизнес-модели и карта бизнес-процессов, выдвигаются предположения о наличии возможных "узких местах";
Проводится запрос вторичной информации (т.е. уже обработанной информации в виде отчетов, инструкций, приказов, распоряжений и т.п.);
В случае отсутствия необходимой информации, осуществляется согласование и сбор первичной информации (в виде отчетов о результатах наблюдений, замеров);
Анализируются и обрабатываются первичная и вторичная информация на предмет выявления возможных искажений и противоречий при предоставлении данных предприятием;
Формируется перечень необходимых уточнений для корректной оценки состояния бизнеса клиента, получается разрешение собственника компании (руководителя с соответствующими полномочиями) на проведение дополнительного обследования;
Диагностируется каждый бизнес-процесс (основной, вспомогательный, развивающий): выявляются особенности его выполнения, критичные моменты, проблемы и предлагаются испытанные пути решения и т.д.;
Проводится процедура тестирования все полученной информации на предмет (не)подтверждения фактов; выявления скрытых затрат, непроизводительных потерь рабочего времени и уточнения размеров недополученной прибыли и т.д.;
Определяются причинно-следственные связи, и ведется поиск «первоисточника проблемы»;
Описываются бизнес-процессы «как есть», с комментариями о причинах возникающих проблем и прогнозированием их возможных последствий для системы управления;
Формируется перечень предложений по изменению системы управления;
При наличии таковых проводится экспертиза стратегии развития компании (карт, стратегических целей и программ работ по ее выполнению);
Предлагается перечень специальных рекомендаций для программы проведения работ (при наличии стратегии).
Формируется аналитический отчет о результатах выполнения работ.
Таким образом, конечным продуктом диагностики системы управления является отчет с описанием текущего состояния бизнеса клиента, перечнями процессов, «узких мест», причинно-следственными связей и конкретных предложений путей реализации изменений.
Заключение:
Любая деятельность по повышению эффективности системы управления начинается с диагностики (или аудита) системы управления компанией.
Процесс исследования систем управления предприятием имеет последовательные этапы:
«1. Выделение объекта исследования (фирма, подсистема, подразделение).
2. Определение цели исследования, то есть, какой результат нас интересует.
3. Выделение управляющих и характеристических переменных.
4. Определение функций, подлежащих анализу.
5. Определение критериев оценки результатов исследования.
6. Определение критериев оценки предлагаемых решений по улучшению управления».
Среди технологий диагностики исследования системы управления организацией выделяют:
- линейные
- циклического исследования;
- рационального разветвления деятельности;
- адаптивные
- случайного поиска.
В работе сформулированы следующие рекомендации для руководителей по использованию технологии линейной диагностики систем управления организацией:
- проводить комбинированный аудит системы управления, то есть изначально провести диагностику силами организации, затем при подтверждении проблемы развития использовать инструмент аутсорсинга и привлечь к диагностике профессиональных консультантов;
- программа исследования должна составляться при участии не только сторонних консультантов, но и руководства организации;
- при работе с персоналом организации необходимо провести процедуру «снятия напряжения» путем разъяснения целей и задач и необходимости проведения диагностики;
- Для того, чтобы проверить достоверность выводов консультантов и эффективность их рекомендаций, потребуются время, усилия и финансовые вложения.
Первоначальную экспертизу и выводы о правильности рекомендаций консультантов клиенту могут предложить его работники. Рекомендуется провести выборочную проверку достоверности информации из отчета, а также тщательную проверку информации, которая может принести клиенту существенные сокращения затрат или повышение рентабельности.
В некоторых случаях клиент не сможет самостоятельно проверить достоверность данных (например, технической экспертизы контрактов на поставку оборудования при модернизации производства). В таких случаях следует заранее поинтересоваться наличием у консультанта рекомендаций клиентов, с которыми данный специалист уже сотрудничал.