Введение:
Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам, независимо от их местонахождения.
Управление банком осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым, в частности:
невозможно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
документы движутся медленно, их текущее состояние неизвестно, иногда они просто теряются;
появляются дублирующие или противоречивые документы;
решения не выполняются в срок или вообще не выполняются;
невозможно узнать, почему и кем было принято конкретное решение.
В эпоху исключительно бумажного документооборота нетехнологичность и трудоемкость операций с бумажными документами привели к отделению технологических функций по обработке и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.
Глава 3:
Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота.
Работа с документами
Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.
Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭДО. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.
При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.
Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:
Заключение:
Система электронного документооборота позволяет существенно расширить и модифицировать рамки традиционного делопроизводства. Рассмотрим наиболее значимые аспекты.
При традиционном делопроизводстве регулируется только работа с готовыми официальными документами с момента их регистрации и до передачи на архивное хранение.
Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов. При этом даже один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому система электронного документооборота должна обеспечивать управление как электронными, так и бумажными документами.
Традиционное делопроизводство предполагает (в силу естественных технологических ограничений), что в каждом автономном подразделении, например, в самостоятельном филиале предприятия, учет и контроль документов ведутся автономно. Это означает, в частности, что документ, отправленный из головного предприятия в филиал, адресуется не конкретным исполнителям, а филиалу в целом, а при получении он вновь регистрируется и затем направляется на исполнение.
Современные сетевые технологии позволяют включить все структуры предприятия в единый контур электронного документооборота. Однако понятно, что полностью централизованное управление крупной корпоративной структурой неэффективно. Необходимо создание новой концепции корпоративного документооборота, сочетающего в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.
В заключение следует отметить, что благодаря применению полноценной системы электронного документооборота: повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети; решения принимаются более обоснованные, поскольку при подготовке решений руководители располагают полной и достоверной управленческой информацией; руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия; экономятся значительные материальные и временные ресурсы на изготовление, размножение и перемещение бумажных документов; снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов, поскольку основная часть рутинных процедур по обработке электронных документов выполняется автоматически.