Введение:
Документационное обеспечение управления в организации управленческого процесса любой организации, независимо от её сферы деятельности, является одним из ключевых аспектов, который влияет на жизнедеятельность данной структуры в целом. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Система делопроизводства предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота).
Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее время на большинстве российских предприятиях и в организациях, как государственных так и коммерческих, характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства. Именно чёткая и рациональная организация делопроизводственного процесса на предприятии - один из важных факторов в повышении эффективности деятельности организации.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Если на предприятии отсутствует чёткая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Это приводит к ухудшению качества
Глава 3:
структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д..
После раздела «Права и обязанности» следует раздел «Руководство», но как упоминалось во второй главе, в Положении об Общем отделе Управления делами данный раздел отсутствует, поскольку Общий отдел входит в состав Управления делами Администрации и возглавляет его непосредственно начальник Управления делами, должностные обязанности которого прописаны в Положении об Управлении делами. Поэтому, существующее положение требовало внесение этого раздела и соответствующей его доработки.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести руководитель Отдела в случае невыполнения Отделом своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки Отдела, основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет Отдел, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Поскольку Общий отдел входит в состав Управления делами и у него нет непосредственного начальника, а подчиняется он начальнику Управления делами, то в Положении об Общем отделе отсутствует раздел о начальнике отдела. Положение об Общем отделе разрабатывает и подписывает руководитель Управления делами, утверждает Глава города. Положение об Общем отделе оформляется на общем бланке Администрации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нём закреплены взаимосвязи. Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинения службы делопроизводства, изменении её организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Анализ структуры Положения об Общем отделе Управления делами позволил выявить недостатки как в оформлении Положения, таки всодержании. Существующее Положение было доработано и прилагается (приложение 11)
Заключение:
Документациониое обеспечение управления является неотъемлемой стороной деятельности любого предприятия, в том числе и Администрации города Лобня. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность _в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Объёмы информации непрерывно растут и их своевременная, и быстрая обработка требует автоматизации и улучшения рабочих мест. От того, насколько правильно организован документооборот, и насколько правильно осуществляется обработка документов, зависит оперативность и качество решений, принятых по многим вопросам, в том числе, организационным и финансовым.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Для более эффективной работы Администрации города Лобня необходимо постоянно совершенствовать работу с документами и организационные условия, позволяющие быстро и компетентно работать, находить необходимые данные, решения и принимать своевременные меры для их исполнения.
Необходимо уделять большое внимание внедрению новых информационных технологий, созданию автоматизированных систем управления. Технический прогресс в сфере делопроизводства выражается в том, что ряд функций или элементов, исполнявшихся до этого человеком, выполняется с помощью оргтехники более быстро и эффективно.
Обязательно должна применяться централизованная форма организации делопроизводства - все операции по обработке документов, приём и регистрация, доставка по назначению, оформление и отправка исходящих документов, оформление документов, контроль за исполнением документов, формирование дел и хранение документов должны производиться службой документационного обеспечения управления. Кроме этого должно быть обязательное наличие нормативно-методических документов, облегчающих работу служб делопроизводства.