Введение:
Темой данной дипломной работы является роль базы данных в менеджменте организации. Основным типом базы данных используемых к работе современных организаций является - Автоматизированное Рабочее Место (АРМ) предприятия / 1 /.
Традиционно информация организации храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных без помощи современного компьютера.
Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных предприятия. Руководящий состав организации должен иметь полный доступ к архиву хранящейся информации.
Таким образом, автоматизация процесса работы является нужным и перспективным процессом. При написании данного диплома я опираюсь на практические данные полученные во время прохождения практики в ООО «Гарант-Сервис Симбирск». Работа данной организации на протяжении уже нескольких лет основывается на широком использовании различных баз данных. Таким образом, вся получаемая информация проходит тщательную обработку с занесением в компьютер.
Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в организациях с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.
В последние годы возникает концепция распределенных систем управления, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.
Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.
Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Глава 4:
Справочная правовая система “Гарант” создается благодаря наличию прямых договоров с органами государственной власти. В “Гарант” подключаются только документы, которые имеют копию на бумажном носителе, заверенную принявшим его органом власти, либо документы, уже опубликованные.
По договору, большинство органов государственной власти передают в НПП “Гарант-Сервис” официальные копии принятых ими документов уже на следующий день после их принятия. После получения официальной бумажной копии документ просматривается юристом и принимается решение о подключении его к информационному блоку системы “Гарант”. Если документ решено не подключать в информационный банк, то он поступает в архив. Копия такого документа может быть выдана любому пользователю по первому требованию. В любом случае, на документ заводится специальная карточка, и информация о нем содержится в специальной базе данных.
После принятия решения о подключении документа к информационному банку создается электронная копия документа. Некоторые органы власти уже вместе с заверенной официальной копией предоставляют и электронную. Так или иначе, создание электронной копии документа- это первый этап на его пути в системы “Гарант”.
Следующий этап - вычитка по источнику информации. Электронная копия документа сверяется с официальной, при необходимости в неё вносятся изменения и дополнения. В дальнейшем может быть произведена вычитка по источнику официальной публикации, если таковая состоится. Ведь около 60% документов, подключенных в систему “Гарант” до сих пор не опубликована. После сравнения электронной копии документа с официальной завершается процесс создания аутентичной копии документа.
После создании аутентичной электронной копии наступает этапы юридической обработки. Юридическая обработка в системе “Гарант” разделяется на начальную и специальную.
Заключение:
На мой взгляд, тема моей дипломной работы сейчас достаточно актуальна. Многие организации на сегодняшний день еще только начинают активно использовать в своей работе различные базы данных. Несмотря на то, что в основном я раскрывала роль электронных баз данных (БД) существуют и различные БД на бумажном носителе. Многие предприятия в прошлом пользовались бумажными картотеками. Это и были родоначальники нынешних АРМов.
Фирма ООО «Гарант-Сервис Симбирск», на которой я проходила практику в своей работе широко использует различные базы данных. Причем эти БД используются для различных целей. Основной продукт, которым занимается данная организация это справочно-правовая система «Гарант». Данную компьютерную программу на сегодняшний день в России можно назвать наиболее мощной БД. Это огромный банк данных всего законодательства России. Конечно, можно сказать, что Интернет / 11 / это более мощная и полная база данных. Но основная суть любой базы данных это – точность, правильность и достоверность используемой информации. В отличие от Интернета информация получаемая из специализированных БД является проверенной и обработанной. В Гаранте я увидела, что над созданием одной программы работает большое количество человек в разных городах России. Также создание такого рода программ требует немалого количества затрат. Для успешного создания хорошей базы данных необходимо использовать различные технологии и идти в ногу с прогрессом. В практической части своей работы я подробно описала данную электронную базу данных. Если сравнивать эту БД с теорией развития баз данных в нашей стране, то можно увидеть, что при создании и использовании различных БД используются одни и те же инструменты и принципы.
Сегодня на любом предприятии используется несколько баз данных. Даже самая маленькая организация не может обойтись без электронных программ по ведению бухгалтерского учета. Государственные организации, такие как: налоговые инспекции, различные фонды и т.д. требуют от предприятий города подачу налоговых и бухгалтерских отчетов только в электронном виде. Действительно это очень удобно. Раньше требовались огромные здания архивов для хранения первичной бухгалтерии организаций. А для того чтобы найти материалы многолетней давности требовалось много времени. Теперь же при использовании современных компьютерных БД требуются считанные минуты.