Основная часть:
В Трудовом кодексе под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ).
Легко заметить, что под это определение можно подвести любую информа-цию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю инфор-мацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем.
Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую инфор-мацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответствен-ности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое дру-гое. Но такого рода информация никаким образом не относится к трудовой дея-тельности работника. Наоборот, тем самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.
Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение - это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производить-ся исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.
Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, ре-гулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.
Самая строгая, конечно, уголовная. Статья 137 УК РФ предусматривает на-казание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жиз-ни лица, составляющих его личную и семейную тайну. Уголовная ответствен-ность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыст-ной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение за-конных прав и свобод граждан. Причем наказание ужесточается, если винов-ный использовал свое служебное положение.
..........
Чтобы не допустить разглашения персональных данных, избежать штрафов и других неприятностей, необходимо создать надежную систему защиты таких сведений в процессе их получения, обработки, передачи и хранения.
В соответствии с ТК РФ работодатель организует защиту персональных данных самостоятельно и за счет своих средств. Он сам решает, какие докумен-ты и в каком количестве будут регулировать работу с персональными данными в организации. Проверяющий орган не может заставить руководителя предпри-ятия принимать какие-либо конкретные документы в обязательном порядке. Но при проверке нужно предъявить весомые доказательства того, что защита пер-сональных данных осуществляется. Ими могут быть следующие документы, упорядочивающие работу с такой информацией:
- Перечень сведений, составляющих персональные данные работников;
- Положение о порядке работы с персональными данными работников;
- Инструкция об организации конфиденциального документооборота.
Дадим краткую характеристику каждому из этих документов. Прежде всего работодателю необходимо выявить категории сведений, составляющих персо-нальные данные работников. Эту деятельность лучше будет проводить с уча-стием тех специалистов, чьи трудовые обязанности напрямую связаны с обра-боткой персональных данных. В результате проведенной работы эта комиссия составляет Перечень сведений, составляющих персональные данные работни-ков. В таком Перечне целесообразно указывать критерии отнесения сведений к персональным данным, цели, способы и источники их получения.
Организация может принять Положение о порядке работы с персональными данными работников, которое и будет базовым локальным нормативным доку-ментом по организации работы с персональными данными (см. образец на стр.55-57). Это Положение регламентирует механизм получения, обработки, передачи и защиты этого вида конфиденциальной информации, а также закреп-ляет права и обязанности работников и работодателя, определяет меры их от-ветственности. Положение должно быть утверждено руководителем организа-ции и доведено начальниками структурных подразделений в индивидуальном порядке под роспись до сведения всех сотрудников, работающих с персональ-ными данными своих коллег.
........
В силу специфики своей деятельности обработкой персональных данных в организации занимается отдел кадров. Именно здесь "оседает" весь объем све-дений о работниках. Вот почему процессы обработки, передачи и защиты кон-фиденциальной информации о работниках должны быть упорядочены, прежде всего в этой службе.
Личное дело работника. Правила ведения конфиденциального делопроиз-водства должны применяться в первую очередь в отношении личных дел со-трудников, в которых содержатся персональные данные. Комплектация личных дел является наиболее сложной и ответственной работой, требует особой тща-тельности и аккуратности при оформлении. Каждое предприятие вправе само-стоятельно решать вопрос о том, какие документы включать в состав личных дел.
Работники отдела кадров должны помнить, что личные дела сотрудников должны храниться строго отдельно от всех других документов в закрывающих-ся шкафах или ящиках. Необходимо иметь в виду также то обстоятельство, что документы, включенные в состав личных дел, имеют разные сроки хранения. Для некоторых из них (приказов, личных карточек) установлены продолжи-тельные сроки хранения и обязательное требование по их передаче в государст-венные архивы.
Отделу кадров целесообразно вести журнал учета, в который будут зано-ситься все факты ознакомления с персональными данными работников, а также информация о движении документов, включенных в личные дела, и самих лич-ных дел. В таком журнале должны быть предусмотрены графы о дате выдачи и возврата документов (личных дел), сроке пользования, цели выдачи, наимено-вании выдаваемых документов (личных дел). В присутствии лица, возвращаю-щего личное дело, обязательно сверяется по описи наличие всех документов. Лица, получающие документы (личные дела) во временное пользование, не имеют права делать в них пометки, исправления, вносить новые записи, извле-кать документы из личного дела или помещать в него новые
........