Введение:
Актуальность исследования. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Документационное обеспечение управления - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз¬водства), а в небольших организациях и фирмах — секретари-ре¬ференты (секретари).
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если в организации отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном муниципальном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
• обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
• интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
• увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
• совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;
Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.
Основными задачами анализа документации организации являются:
- общая оценка;
- изучение соответствия между средствами и источниками, рациональность их размещения и эффективности их использования;
- соблюдение финансовой, расчетной и кредитной дисциплины.
Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Глава 3:
Информация и технологии ее обработки являются важнейшим ресурсом власти, поэтому внедрение электронного документооборота - стратегическая задача, требующая внимания со стороны всех уровней управления органа государственной власти от главы администрации, его заместителей, начальников отделов до специалистов.
Предлагаем ввести в управе Единую автоматизированную систему документационного обеспечения на основе «Лотус» среды.
Целесообразно разделить внедрение электронного документооборота на модули (исходя из типов документов) и выделить этапы перехода от бумажной схемы через переходный бумажно-безбумажный этап к максимально возможному в существующем правовом поле электронному документообороту.
В связи с этим для каждого модуля (например, распоряжения главыуправы, служебная корреспонденция, письма граждан, обращения через Интернет) выделяются 4 этапа внедрения:
- обследование и разработка технических требований, разработка программного обеспечения;
- тестовая эксплуатация и настройка - этап включает установку программного обеспечения и отработку (тестирование) процесса на 3-4 документах с подготовкой соответствующего акта тестировании);
- опытная эксплуатация - этап включает разработку временного регламента эксплуатации, утверждаемого распоряжением главы управы, установку модулей системы на утвержденных распоряжением главы управы автоматизированных рабочих местах, разработку инструкций пользователя и обучение, отладку, сбор и устранение замечаний;
- промышленная эксплуатация - этап включает разработку регламента эксплуатации, утверждаемого распоряжением главы управы, корректировку инструкций пользователя, обучение, установку модуля на всех автоматизированных рабочих местах, подключенных к единой автоматизированной системе ДОУ.
Среди проблем внедрения следует выделить организационную готовность (выполнение аппаратом регламентов), подготовка пользователей, выполнение «двойной» работы и увеличение объема работ сотрудников (обработка документов на бумажном носителе и в электронном виде), переход на определенного почтового клиента, работа с экраном.
В целом, внедрение электронного документооборота является высоко затратной и трудоемкой задачей. Для организационного отдела и службы документационного обеспечения это может сопровождается значительным увеличением объемов работы по сканированию входящих документов, электронной отправке поручений.
Однако, внедрение автоматизированного документооборота имеет ряд неоспоримых преимуществ.
Во-первых, введение электронного документооборота обеспечивает не перманентный, например, за отчетный квартал, а возможность постоянного контроля исполнительной дисциплины. Эту возможность могут использовать как служба документационного обеспечения и организационный отдел, так и глава управы, его заместители, руководители структурных подразделений. Кроме этого, обеспечивается доступ сотрудников к информации о находящихся у них документах, сроках контроля, появляются инструменты планирования работы с автоматическим напоминанием о сроках находящихся на исполнении документах.
Во-вторых, реализация электронного документооборота, это также постоянный контроль за перемещением и эволюцией документа, круглосуточный доступ пользователей к необходимым им документам или их отдельным частям (в зависимости от настройки прав доступа). Важным результатом является также оперативный поиск нужной информации. Причем этой возможностью смогут пользоваться как сотрудники управы через поиск непосредственно по базе, так и заявители через сайт управы.
Преимуществами создания электронного архива является неограниченное по времени и объему хранение информации, предотвращение ее потери или порчи, поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом.
Эффекты сокращения трудоемкости процессов обработки документов появятся только тогда, когда система электронного документооборота станет максимально безбумажным.
Заключение:
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. От эффективности этой работы зависит своевременность и качество принимаемых управленческих решений.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
При помощи документирования информация приобретает необходи¬мые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процес¬сах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции. В результате документи¬рования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлин¬ности. Таким образом, основной формой организации информации в управ¬лении является документ.
В управе документооборот организован с использованием государственных стандартов и принятых методик документоведения. Документирование постановки делопроизводства в целом обеспечивает работу организации.
Рационализации документационного обеспечения управления в управе необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Среди недостатков документационного обеспечения управления в управе района «Лосиноостровский» Северо-Восточного административного округа можно выделить:
- нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками отделов, в чьи функции входит документационное обеспечение управления;
- доработать «Инструкцию по делопроизводству управы»;
- работа преимущественно с бумажными документами, что приводит к волоките, и промедлению их обработки.
- практически не применяются возможности корпоративной компьютерной сети;
- не автоматизированы системы регистрации, контроля и хранения документов.
Поэтому с целью устранения выявленных недостатков можно порекомендовать:
- пересмотреть распределение обязанностей между сотрудниками отделов, в чьи функции входит документационное обеспечение управления;