Введение
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период
феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существова-ло. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или орга-ны, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопро-изводства не была востребована самой системой управления. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Бо-лее того, считают, что именно потребность в создании различных документов
(соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя, требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ те-рял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и пе-редачи информации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях яв-ляются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым пер-вичное определение термина « документ » как « способ доказательства ».
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки доку-ментов. Сегодня Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально по-ставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Для нормальной работы любого предприятия необходима систематизация, в том числе в облас-ти работы с документами.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходит-ся составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хра-нят, находят по запросу и т.д.. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним , во многом зави-сит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Трудно представить сегодня нашу жизнь без документов: гражданина- без пас-порта, водителя- без водительских прав, туриста- без туристической визы и т.д.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведе-ние, и на работу. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и , следовательно, без документооборота. Оборот документов являет-ся обязательной частью деятельности любой из организаций. Документы мно-гообразны, и каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила ра-боты с ним. В современных условиях полностью централизовать делопроизвод-ственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. На крупных предприятиях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка докумен-тов, регистрация и контроль исполнения документов, печатание документов, их размножение. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решения, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
С развитием информационных технологий для документооборота откры-лись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Ин-тернет и его важным атрибутом – электронной почтой, проблема расстояния пе-рестала существовать. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появи-лась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. В современном мире информация стала основным фактором развития бизнеса в любой сфере деятельности. Информация представляет собой такой ресурс, от которого зависят направление и темпы развития бизнеса. И в этом развитии впереди окажутся те компании, которые будут располагать более полной и каче-ственной информацией, быстро ее обрабатывать, эффективно использовать и защищать.
Как отмечалось ранее одной из главных целей регистрации – создание банка данных о документах предприятия. На основе этого банка возможно за несколько минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ; и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?
Владение всей совокупностью информационно- документационных ресур-сов - главнейшая задача службы делопроизводства на любом предприятии. Прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистраци-онные формы все данные о документах. Информационно – справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме, так и в автоматизированном режиме. Значительно расширены возможности информа-ционно – справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации, современные системы управления базами данных позволяют наво-дить справки по любой комбинации данных включенных в регистрацию. Жур-нальная форма регистрации устарела, так как она затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу с ним. Но следует обратить внимание, что в настоящее время не у всех муниципальных предприятий суще-ствует финансовая возможность перехода полностью на автоматизированную электронную форму регистрации документов. Поиск документов может выпол-няться по неисполненным документам, исполненным документам ( имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело ), по всей оперативной базе данных ( документы текущего делопроизводственного года ), а также при необ-ходимости по архивной базе данных ( документы предшествующих лет ).
В случае поиска, неисполненного документа, результатом поиска являет-ся информация: у какого исполнителя находится документ в данный момент времени. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ :
Правовые акты:
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003 г
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-ления. М., Издательство стандартов, 1998.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документа-ционного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах испол-нительной власти. М., 2000.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
Литературные источники :
1. Акимова Г.П., Богданов А.С. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах» / Под редакцией Арлазарова В.Л. и Емельянова Н.Е.: Эдиториал УРСС, 1999. С. 17-27.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АР Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.
3. Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.2003 г.
4. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 2002.
5. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 2001.
6. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления - М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2003.
7. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2001
8. Веселов П.В. Документы в сфере управления . «Феникс». - 2000. .
9. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 2002.
10. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Гутская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. «Феникс», 2001 г,
11. Кирсанова В.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИН-ФРА-М; 2003.
12. Киселев Л.Н. Как организовать современный офис. - М., 2002.
13. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в орга-низации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тан-дем». Издательство ЭКМОС, 2004.
14. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998.
15. Самуэльян Н. Настольная книга секретаря-референта. «Менеджер», 2002 г
16. Стенюков М.В. Документы Делопроизводство. Практ.пособие по доку-ментационному обеспечению деятельности предприятия., М., Стрикс, 2003 г
Материалы периодической печати :
1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архиво-ведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. № 1.
2. Аксюта А.А. Обзор ресурсов Интернет: демо-версии систем автоматиза-ции делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и доку-ментооборот предприятии 2004 г №7
3. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №5.
4. Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопро-изводства к электронному документообороту// Делопроизводство и доку-ментооборот на предприятии 2003 г№8
5. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации докумен-тооборота // Открытые системы – 2004. №1
6. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.
7. Капаев Д.В. Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?// Делопроизводство и документооборот пред-приятии 2005г №3
8. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Де-лопроизводство 2003. № 1.
9. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 2002. №3, С.42.
10. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2004. № 3.
11. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Дело-производство 2000. №1.
12. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных сис-темах // Секретарское дело 2000. №3.
13. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические до-кументы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1.
14. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для ком-плексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.
15. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспече-ния управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. №4.
16. Орлова Е.В. Как подключить офис оптимальным способом.//
17. Делопроизводство и документооборот предприятия/ 2004 г №2
18. Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и доку-ментооборота.// Делопроизводство и документооборот предприятия № 4 2004 г
19. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации де-лопроизводства // Секретарское дело 2002. №4..
20. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2.
21. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекоменда-ции по составлению) // Секретарское дело 2003. №4. С. 20
22. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.
23. Материалы сайта «Объединенной редакции деловых журналов» www.delo-press.ru
Документы администрации МО «Город Пикалево» :
1. Устав
2. Положения об отделах
3. Должностные инструкции