Введение:
В процессе финансово-хозяйственной деятельности любой организации невозможно обойтись без ведения учета расчетов с подотчетными лицами. Часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным. В этом случае работникам предприятия выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.
Любой коммерческой организации не обойтись и без представительских расходов, связанных с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций, участвующих в переговорах, с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества и заключения новых хозяйственных договоров.
Могут возникать ситуации, когда работникам необходимо выдать ссуду на личные нужды. Например, на покупку квартиры, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, на обзаведение домашним хозяйством.
Нередки случаи хищения товарно-материальных ценностей. Основными причинами недостач, растрат и хищений является не соблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное или формальное проведение инвентаризации.
Хотя в бухгалтерском учете эти операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами и расчетов с персоналом, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Для предотвращения негативных последствий целесообразно вовремя проводить аудит этого участка. Аудиторы выявят существующие нарушения и дадут рекомендации по их устранению.
Практика показывает, что при документальном оформлении и отражении в учете расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям допускается много ошибок из-за несерьезного отношения работников организации к оформлению и сохранности документов, подтверждающих осуществленные расходы.
Глава 3:
Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Организации могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Поэтому, оплачивая какие-либо услуги наличными денежными средствами, работники должны брать у продавца чек или бланк строгой отчетности, утвержденный письмом Минфина РФ от 20 апреля 1995 г. № 16-00-30-33 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».
Рекомендации: при расчетах наличными денежными средствами с поставщиками товаров (работ, услуг) оформлять контрольно-кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
Нарушение 10: Принимаются к бухгалтерскому учету первичные учетные документы, составленные на иностранных языках: квитанции из гостиниц, билеты на автобусы и метро, чеки из магазинов и другие документы, выдаваемые сотрудникам за границей.
Одним из основных требований к ведению бухгалтерского учета является составление документов только на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Данный порядок предусмотрен положением «По ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
Рекомендации: принимать к бухгалтерскому учету первичные документы, составленные на русском языке. Перевести на русский язык, принятые к учету документы.
В проверяемом периоде организацией не уделялось достаточного внимания планированию и документальному оформлению представительских расходов. Не смотря на то, что Налоговый кодекс РФ не ставит обязательным условием при принятии расходов к представительским наличие соответствующей сметы таких расходов, ООО «Эмерсон» все же рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. Также рекомендуется составлять акт о списании представительских расходов на себестоимость, который обязательно должен содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах, участниках со стороны организации, а также о величине расходов. Только при наличии такого акта допускается включение представительских расходов в себестоимость.
Заключение:
В работе представлена разработанная методика проведения аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Рассмотрено применение данной методики на примере аудита в обществе с ограниченной ответственностью «Эмерсон». На этом примере можно убедиться в эффективности данной методики в плане экономии затрат времени на выявление возможных нарушений не увеличивая при этом вероятность не нахождения ошибок.
Решены поставленные задачи: разработан ряд контрольных процедур, необходимых при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами; составлен вопросник, использование которого позволяет наиболее быстро и точно сделать выводы о характере возможных нарушений, и наметить список процедур для проведения аудита.
Расписаны подробные действия аудиторов при выявлении возможных нарушений в учете расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Предложены методы контроля для выявления типичных нарушений.
На примере проведенного аудита в обществе с ограниченной ответственностью «Эмерсон» доказана эффективность предложенной методики. При помощи вопросника сделаны выводы о характере возможных нарушений в организации, некоторые из них выявились сразу при опросе: генеральным директором не установлен список лиц, которые могут получать денежные средства из кассы организации; при направлении работников в командировки не оформляется служебное задание для командируемого. По итогам проведенного опроса выбраны основные процедуры для проверки. В результате проведения ряда контрольных процедур, обнаружены нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.
Изучив выявленные нарушения, можно сделать вывод, что большниство таких нарушений происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.
В данной организации эта проблема усугубляется из-за плохого представления сотрудниками (менеджерами и инженерами) правил ведения бухгалтерского учета. Многие считают бухгалтерские документы совершенно бесполезными и халатно относятся к их заполнению. В результате, даты, указанные в командировочном удостоверении, не соответствуют реальным датам пребывания в командировке. Отсюда могут быть допущены ошибки при расчете суточных и, как следствие, неправомерное занижение суммы налогооблагаемой прибыли. Чтобы это предотвратить, необходимо проводить с сотрудниками организации разъяснительные беседы о важности бухгалтерских документов, о необходимости их правильного заполнения и сроках их предоставления в бухгалтерию.