Введение:
Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- опера-ционные цели. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами.
Необходимость расчетов наличными деньгами вызывает наличие задолженно-сти за персоналом организации. Управление задолженностью имеет особое значение в условиях инфляции, когда иммобилизация собственных оборотных средств стано-вится особенно невыгодной.
Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует ук-реплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за со-блюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, уско-рению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо ак-туально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругообо-рота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственно-сти.
Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, свое-временность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за ис-пользованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Глава 3:
Необходимо разъяснить сотрудникам, которые тратят свои деньги на нужды производства, что они должны соблюдать незыблемое правило: все первичные до-кументы, которые получены от поставщиков, должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги).
Следует оформить подотчет "наоборот" специальным внутренним докумен-том (приказом, распоряжением руководителя), детально регламентирующим подоб-ные операции.
При проверке подотчетных операций налоговый инспектор обязательно по-просит представить на проверку распоряжение руководителя о порядке выдачи под-отчетных средств. Организации не обязаны иметь такой документ. В п.11 Порядка ведения кассовых операций говорится лишь о том, что деньги выдаются сотрудни-кам под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Но при этом не указано, в какой форме должно быть сделано распоряжение руково-дителя. Это может быть как отдельный приказ, в котором оговариваются условия выдачи денег под отчет в целом по организации, так и распоряжение о выдаче сум-мы денег конкретному сотруднику на конкретные цели.
В последнем случае распоряжением признается не только приказ, но и под-пись руководителя на расходном кассовом ордере. Согласно п.14 Порядка ведения кассовых операций кассир имеет право выдать деньги из кассы, если подпись руко-водителя есть хотя бы на одном первичном документе - либо на расходном кассовом ордере, либо на документах, прилагаемых к нему (заявлениях, счетах и др.). Значит, требование относительно того, что организация обязательно должна иметь общий приказ о размерах и сроках выдачи денег под отчет, да еще утяжеленный списком лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, неправомерно. Достаточно под-писи руководителя организации на расходном кассовом ордере либо визы директора на заявлении сотрудника о выдаче ему подотчетных денег.
В приказе нужно расписать порядок отношений с подотчетными лицами, ко-торый практикуется в организации.
Утвержденный порядок проведения подотчетных операций является неким аналогом учетной политики, только в организационной сфере. Налоговые инспекто-ры при проверке будут ориентироваться на этот приказ, поскольку никаких норма-тивных актов, устанавливающих иной порядок, нет.
Наконец, нужно соблюдать и другие требования по оформлению первичных документов. Они общеизвестны: документы должны быть оформлены согласно уни-фицированным формам, все необходимые реквизиты должны быть заполнены, каж-дая сумма должна быть подтверждена документально. Фамилия подотчетного лица, указанная на авансовом отчете, должна совпадать с фамилией лица, приобретающе-го ценности и указанного в первичных документах. А первичные документы долж-ны быть датированы более ранним числом, чем авансовый отчет сотрудника.
Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа.
Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.
Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать кон-фликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.
Заключение:
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работни-кам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по ко-мандировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возни-кает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных ра-бот, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства для выполнения определённых действий по поручению организации с условием представления отче-та об их использовании (отсюда и термин «под отчёт»), в частности, на администра-тивно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называют-ся подотчётными лицами.
Ведение бухгалтерского учета в организациях осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).
Основным актом первого уровня является Федеральный закон "О бухгалтер-ском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ с изменениями и дополнениями. Этот За-кон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления от-четности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.