Введение:
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу . По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия . Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Глава 3:
DIS:assistant - Рабочее место заменяет стандартную "домашнюю страницу" Lotus Notes и представляет пользователю в наглядном и компактном виде перечень систем (баз данных), ему доступных, его почтовый ящик и перечень всех Уведомлений, поступающих в его адрес из различных DIS:систем.
При этом системы в окне их представления можно произвольно сгруппировать, а Уведомления легко можно отсортировать по названиям DIS:систем их приславшим. Наряду с окном уведомлений пользователь может самостоятельно определить ряд дополнительных окон представления папок его почтового ящика.
Особенностью DIS:assistant - Рабочее место является также то, что система настраивается на пользователя и не зависит от компьютера, с которого вызывается (в отличии от стандартного desktop в Lotus Notes, который имеет привязку к конкретному компьютеру).
Каждому пользователю предоставляется право произвести индивидуальную настройку DIS:assistant Рабочее место "под себя" - определить и "по-своему" сгруппировать базы данных, определить папки почтового ящика, которые будут ему высвечиваться. Администратору предоставляется право настройки Рабочего места любому из пользователей или целой группе пользователей (например, подразделению).
Данные модули составляют «ядро» корпоративных документоориентированных информационных систем.
С их использованием проводятся разработки специализированных систем производственного документооборота, обеспечивающие автоматизацию большого количества задач в организациях. Разработки являются заказными на основе требований и задач заказчика. Опыт применения данной программы позволяет за 2-3 месяца внедрить полноценную систему автоматизированного ДОУ, обеспечивая преемственность существующим в организациях порядкам ведения дел.
Опытные консультанты в кратчайшие сроки проведут анализ всех бизнес-процессов, протекающих в вашей организации, схем документооборота и делопроизводства и помогут принять наиболее правильное решение для построения действительно эффективной и удобной в работе корпоративной документоориентированной информационной системы. Внедрение систем сопровождает обучением конечных пользователей в специализированном учебном центре и разработкой необходимых нормативных документов.
Заключение:
Современный этап развития Компании – это переход к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ, смежных со строительством. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры Компании, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документирования деятельности управления ООО СК «ССГ» СМУ-1 и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ООО СК «ССГ» СМУ-1);
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО СК «ССГ» СМУ-1