Создание внутренних документов осуществляется самой организацией в соответствии с принципами и правилами, имеющимися в законодательстве, с учетом собственного понимания путей и способов достижения легитимных целей своей деятельности. Во многих организациях ведение делопроизводства осуществляется в тесной связи с бухгалтерией, поскольку она работает с первичными документами, являясь пользователем приказов, распоряжений и других документов, определяющих действия организации.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом. Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.
Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все расходы предприятия были документально подтверждены, это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Между тем с подтверждением расходов нередко возникают проблемы. И дело здесь не только в том, что документы поступают в бухгалтерию с ошибками или составленные не по той форме. Гораздо хуже, когда бухгалтер получает бумаги с опозданием или они не доходят до него вовсе. Очень сложно отразить в учете операцию по закупке материалов, если поставщик не передал документы, а снабженец их не потребовал. Невозможно вовремя рассчитывать зарплату, если из цехов еще не получены все данные за отчетный месяц.
Актуальность темы исследования обусловлена огромной важностью ра-ционального документооборота в бухгалтерии для организаций всех отраслей и форм собственности. От того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля. Для того чтобы не возникало проблемных ситуаций, главному бухгалтеру необходимо заниматься оптимизацией документооборота как в самой бухгалтерии, так и между бухгалтерией и другими отделами предприятия.
Целью данной работы является изучение и особенностей документооборота в бухгалтерии его критическая оценка в условиях конкретного предприятия. Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть понятие документов и документооборота;
- определить особенности организации документооборота в бухгалтерии предприятия;
- проанализировать нормативно-правовое регулирование документооборота;
- рассмотреть документооборот операций по учету денежных средств, материалов, основных средств, расчетов с персоналом и контрагентами, издержек обращения и финансовых результатов в условиях конкретной организации;
- изучить документооборот в системе налогового учета;
- дать оценку применяемого в организации документооборота на предмет соответствия действующему законодательству и внутренним нормативным актам, также оценить его рациональность;
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для этого на предприятии используется журнал-ордер № 7 (приложение 19), в котором синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.
Аналитический учет ведется по отдельно выданным в подотчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, по разделу "Выдано под отчет" предусмотрены соответствующие графы.
Для контроля за правильным расходованием подотчетных сумм в ООО «Книжный магазин «Анжелика» установлены предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы утверждены приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» в следующих суммах:
1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) – до 300 руб. в день;
2. Транспортное обеспечение – до 600 руб.в день;
3. Буфетное обслуживание во время переговоров – до 125 руб. в день;
4. Оплата услуг переводчиков:
5. -для руководителей делегации – до 250 руб.в день;
6. -для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек – до 200 руб. в день.
Для каждого мероприятия составляется смета представительских расхо-дов, которая утверждается генеральным директором ООО «Книжный ма-газин «Анжелика». После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и величину представительских расходов.
Деньги выдают на основании заявления работника. Для заявления на выдачу денег типового бланка не предусмотрено, поэтому ООО «Книжный магазин «Анжелика» разработало его самостоятельно. Работник, желающий получить наличные деньги под отчет, оформляет заявление в одном экземпляре. Подписывает заявление генеральный директор ООО «Книжный магазин «Анжелика». При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (приложение 2). Заявление хранят вместе с расходным ордером, по которому были выданы деньги.
В соответствии с приказом генерального директора ООО «Книжный магазин «Анжелика» и принятой учетной политикой лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
35. Капкова Е. Первичные документы для ремонта и модернизации основ-ных средств // Новая бухгалтерия, 2006. - № 6
36. Карлова О., Карлова Е. Применение регистров бухгалтерского и нало-гового учета при налогообложении прибыли // Финансовая газета, 2004. - № 43
37. Кензеева И. Утеря или уничтожение документов: предотвращение, последствия, восстановление // Финансовая газета, 2005. - № 51
38. Лагутин М. Технологии оптимизации обработки документов в офисе Xerox Office Services // Финансовая газета. 2004. - № 27
39. Новоженов А.Ю. Первичные учетные документы: типичные проблемы // Новое в бухгалтерском учете и отчетности, 2006. - № 10
40. Плешкевич Е.А. Определение понятий подлинности и оригинальности документа // Гражданин и право, 2006. - № 1
41. Портных Н. Внутренние документы фирмы. Помощь при проверке // Двойная запись, 2006. - № 4
42. Савина Е.А. Расчеты с постоянными клиентами: как упорядочить документооборот // Главбух, 2005. - № 18
43. Сальникова Л. Восстановление утерянных документов // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 2
44. Санкина Л. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? // Кадровое дело, 2006. - № 3
45. Северская О. Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов // Кадровое дело, 2006. - № 2
46. Теребинская Е.Г., Щарова С.В. Регистры для расчета постоянных и временных разниц // Российский налоговый курьер, 2004. - № 3
47. Ширимова Е. Что нужно сделать, чтобы утвердить документ // Кадровое дело, 2006. - № 3