Введение:
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Можно говорить о качественном уровне систем делопроизводства, которого можно достичь на базе существующих сегодня средств, и о перспективных прогностических моделях делопроизводства, реализация которых станет возможной в будущем как результат прогресса в области информационных технологий, развития законодательства, совершенствования структуры управления.
Что является главным в оценке системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ: эта система должна выполнять те функции, для которых она задумана. Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки. К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. Хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии – это уже другой вопрос.
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота – трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов.
В качестве объекта исследования выступают процессы документационного обеспечения управления.
Предмет исследования представляет собой анализ современного состояния системы документационного обеспечения управления организации и оценку ее эффективности.
Цель исследования – оценка и повышение эффективности системы документационного обеспечения управления.
Достичь поставленной цели помогут следующие задачи:
- рассмотрение основных понятий документационного обеспечения управления;
- характеристика нормативно-правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления;
- выявление цели, задач и направлений совершенствования работы служб документационного обеспечения управления;
- описание технологии работы с документами;
- представление показателей эффективности системы документационного обеспечения управления;
- анализ методов оценки эффективности ДОУ;
- оценка системы документационного обеспечения управления на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы».
В процессе написания выпускной квалификационной работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства. Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.) определяет, процессы функционирования информации и документации в обществе, в системе государственного и хозяйственного управления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991 г.), является одним из основополагающих федеральных методических документов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному менеджменту. В ГСДОУ также содержаться и критерии эффективности ДОУ.
Совершенствованию системы документационного обеспечения управления посвящен ряд публикаций различных авторов. Так, Ларин М. (42) рассматривает проблемы нормативно-правового характера и необходимость принятия ряда законодательных актов. Демидов М. (33) представляет критерии оценки системы документационного обеспечения управления.
Следует отметить практически отсутствие публикаций посвященных методике оценки эффективности документооборота в современных организация. Такие авторы, как Кирсанова М.В. (37), Назаров А.Н. (43), Кузнецов Л.Н. (34) представляют отдельные количественные и качественные показатели эффективности делопроизводства.
Глава 3:
В соответствии с Положением о филиале ОАО «Федеральная сетевая компания Единой Энергетической системы» Челябинское предприятие магистральных электрических сетей, предприятие осуществляет делопроизводство и архивное дело в соответствии с действующими законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, МЭС и Предприятия, обеспечивая при этом первоочередную доступность для представителей Филиала и Общества к следующим документам:
- утвержденному МЭС Положению о Предприятии, а также нормативным документам, регулирующим отношения внутри Предприятия, с последующими изменениями и дополнениями;
- всем документам бухгалтерского учета и статистики, необходимым для проведения ревизий и проверок Предприятия со стороны МЭС и Общества и соответствующих государственных органов согласно законодательству Российской Федерации;
- перечню лиц, имеющих доверенность на представление Предприятия от имени Общества, и копиям этих доверенностей;
- списку всех должностных лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление Предприятием.
Эти документы должны быть доступны для ознакомления полномочным представителям МЭС и Общества в любое время в течение рабочего дня. Указанные лица и их представители вправе снимать копии с указанных документов.
В филиале ОАО «ФСК ЕЭС» – Челябинском ПМЭС система документационного обеспечения основана на Инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» – Челябинское ПМЭС разработана на основе Инструкции по делопроизводству в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» – Магистральные электрические сети Урала, утвержденной Приказом филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала от 28.06.2006 № 290 в целях формирования общих требований к документированию управленческой деятельности и организации документооборота, а также с целью совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечения контроля документов.
Делопроизводство в филиале «ФСК ЕЭС» осуществляется Группой управления делами, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ЧПМЭС.
Организационно-методическое руководство и контроль состояния делопроизводства в ЧПМЭС осуществляет Группа управления делами, в структурных подразделениях – работники, ответственные за ведение делопроизводства.
Следовательно, на предприятии существует единая структура, которая осуществляет организацию работы с документами также по единым правилам.
На работников структурных подразделений ЧПМЭС возлагаются следующие обязанности:
- контроль исполнения документов и поручений руководителя в установленные сроки;
- передача в группу управления делами документов, подтверждающих исполнение и снятие их с контроля, на отправку или их отправка;
- составление номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование дел в структурном подразделении.
Об утрате документов работник обязан немедленно сообщить своему непосредственному руководителю, который назначает служебное расследование.
В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Челябинском филиале «ФСК ЕЭС» система делопроизводства включает в себя 3 этапа:
1. прием, регистрация входящей корреспонденции;
2. подготовка, оформление и регистрация исходящих писем;
3. работа с контрольными документами и контроль их исполнения.
Итак, рассмотрим данные этапы организации работы с документами более подробно.
Прием и первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции осуществляет Группа управления делами ЧПМЭС.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции в адрес ЧПМЭС проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый приобщается к поступившему материалу и остается в группе управления делами, а второй направляется отправителю документа.
Входящие письма, поступившие в делопроизводство, не подлежат вторичной регистрации.
Зарегистрированные и рассмотренные директором, а также главным инженером входящие документы (подлинники), оформленные в бумажной форме, передаются исполнителям в подразделения ЧПМЭС для последующего хранения и передачи в архив принятым порядком, за исключением следующих документов:
Заключение:
Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Состав документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Элементами системы документационного обеспечения управления является технология работы с документами, принятая в организации, организация документопотока, организация работы службы делопроизводства, правила оформления документов.
Система документационного обеспечения управления регулируется как нормативными актами органов государственной власти РФ, так и внутренними документами организации, а именно инструкцией по делопроизводству.
Организация работы с документами включает в себя несколько стадий: первичная обработка входящих документов, регистрация входящих и исходящих документов, контроль исполнения, отправка документов.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Важным направлением повышения эффективности работы с документами является внедрение электронного документооборота.
ОАО «ФСК ЕЭС» является крупной энергетической компанией, протяженность электропередач которой превышает сорок пять тысяч километров. Среднесписочная численность работников данной компании превышает десять тысяч. Более подробно нами была рассмотрена деятельности Челябинского филиала ОАО «ФСК ЕЭС» – Челябинского предприятии магистральных электрических сетей.
Документационное обеспечение управления в рассматриваемой нами компании осуществляет группа управления делами. Можно сказать, что основные правила эффективной системы документационного обеспечения управления в компании выстроены. Так, создана служба документационного обеспечения управления, создана инструкция, которая официально устанавливает правила ведения делопроизводства.